Pernah tidak sih Anda bingung harus mulai dari mana saat ingin bekerja sama dengan perusahaan teknologi untuk membuat software custom? Atau mungkin Anda sudah pernah tanya-tanya ke beberapa vendor, tapi masih tidak paham alur profesionalismenya seperti apa?
Tenang, Anda tidak sendirian. Banyak calon klien yang masih bingung dengan proses ini. Makanya di artikel ini saya akan bahas lengkap bagaimana alur kerjasama yang profesional itu sebenarnya – dari awal Anda pertama kali kontak vendor, sampai project selesai dan handed over.
Siap? Yuk, kita mulai!
Sebelum masuk ke detailnya, saya mau bahas dulu mengapa penting untuk memahami alur ini.
Ketika Anda memahami alur yang benar, Anda akan:
Jadi ini bukan sekadar informasi tambahan, tapi pengetahuan yang bisa menyelamatkan Anda dari kerugian waktu dan uang.
Berikut adalah tahapan lengkap yang saya rangkum dari praktik profesional di industri software development:
Kapan dilakukan: Hari 0 – Hari 3 sejak pertama kali kontak
Ini adalah tahap paling awal di mana Anda sebagai calon klien pertama kali berkomunikasi dengan vendor. Biasanya ini berupa discovery call atau meeting awal.
Apa yang terjadi di tahap ini:
Yang Anda butuhkan di tahap ini:
Output dari tahap ini: Keputusan apakah perlu lanjut ke tahap proposal atau tidak. Jadi belum ada komitmen finansial di sini – ini tahap evaluasi saja.
Tips untuk Anda: Siapkan beberapa pertanyaan penting sebelum meeting ini. Contoh: “Berapa lama pengalaman vendor ini?”, “Siapa yang akan jadi team leader project kami?”, “Bagaimana mereka mengkomunikasikan progress?”
Kapan dilakukan: Hari 1 – Hari 5 (biasanya sebelum diskusi teknis detail)
NDA ini opsional, tapi sangat direkomendasikan jika:
Tujuannya adalah melindungi informasi sensitif kedua belah pihak.
Output: NDA ditandatangani oleh kedua pihak – ini jadi dasar kepercayaan sebelum informasi lebih dalam dibagikan.
Penting: Jangan pernah ragu untuk meminta NDA jika Anda merasa informasi yang akan dibicarakan sensitif. Vendor profesional akan mengerti ini.
Kapan dilakukan: Hari 3 – Hari 7
Ini adalah tahap di mana vendor menyusun dokumen formal berisi penawaran mereka. Proposal biasanya berisi:
Output: Proposal resmi dikirimkan ke Anda untuk ditinjau.
Tips: Baca proposal dengan teliti. Jika ada yang kurang jelas, jangan ragu untuk bertanya. Proposal yang baik akan menjawab sebagian besar pertanyaan Anda.
Kapan dilakukan: Hari 7 – Hari 14
Di tahap ini, biasanya ada proses klarifikasi dan kemungkinan negosiasi. Ini bisa meliputi:
Yang PENTING untuk DIINGAT: Jangan pernah memulai development sebelum tahap ini selesai dan ada konfirmasi tertulis!
Ini adalah salah satu kesalahan paling fatal yang sering dilakukan klien. Mereka sudah excited ingin mulai, lalu tanpa sadar sudah mulai ngobrol teknis lebih jauh, dan akhirnya stuck di tengah jalan karena tidak ada payung hukum.
Kapan dilakukan: Hari 14 – Hari 21
Ini adalah tahap paling krusial dari sisi legal. PKS atau Software Development Agreement adalah dokumen hukum yang melindungi kedua belah pihak.
Isi wajib dalam PKS:
Output: Kontrak ditandatangani secara hukum oleh kedua pihak.
Catatan Penting: Bacalah kontrak dengan teliti, terutama bagian IP dan Liability. Ini yang sering jadi masalah di kemudian hari jika tidak dibicarakan di awal.
Kapan dilakukan: Maksimal 3-7 hari setelah kontrak ditandatangani
Ini adalah momen kunci! Project TIDAK boleh dimulai sebelum DP diterima.
DP biasanya sebesar 30-50% dari total biaya project. Ini adalah tanda keseriusan kedua belah pihak.
Mengapa DP penting?
GOLDEN RULE:
“Tidak ada coding sebelum kontrak + DP diterima”
Ini adalah prinsip utama yang melindungi Anda dari risiko vendor yang tidak profesional.
Kapan dilakukan: 1-3 hari setelah DP masuk
Setelah DP diterima, baru deh project benar-benar dimulai! Ini yang disebut kickoff – pertemuan awal untuk menyelaraskan ekspektasi.
Agenda kickoff biasanya:
Output:
Tips: Pastikan semua yang sudah disepakati dalam kickoff itu tertulis. Nanti kalau ada perselisihan, Anda punya bukti tertulis.
Kapan dilakukan: Minggu 1 – Minggu 2
Di tahap ini, semua requirements akan didokumentasikan secara teknis. Biasanya dalam bentuk:
Penting: Approval tertulis diperlukan SEBELUM coding dimulai. Ini untuk mencegah miskomunikasi di tengah jalan.
Kapan dilakukan: Minggu 2 – Minggu 4
Jika project Anda melibatkan desain antarmuka (UI/UX), tahap ini meliputi:
Coding dimulai setelah design disetujui! Ini penting untuk menghindari revisi yang berlebihan di tengah development.
Kapan dilakukan: Minggu 3 – Minggu X (tergantung kompleksitas project)
Ini adalah inti dari seluruh project – di mana software Anda benar-benar dibangun.
Bagaimana sprint berjalan: Biasanya vendor menggunakan metodologi sprint 2 minggu. Setiap sprint meliputi:
Yang harus Anda lakukan di tahap ini:
Contoh Timeline Project 3 Bulan:
| Fase | Durasi |
|---|---|
| Proposal dan Kontrak | 2-3 minggu |
| Development | 6-8 minggu |
| UAT | 1-2 minggu |
| Deployment | 1 minggu |
Total: +/- 12 minggu
Kapan dilakukan: 1-2 minggu sebelum go-live
Ini adalah tahap di mana Anda sebagai klien akan menguji sistem secara langsung.
Aktivitas di tahap ini:
Output: Dokumen persetujuan UAT yang ditandatangani.
Tips: Luangkan waktu yang cukup untuk UAT. Jangan terburu-buru menyetujui jika masih ada issues yang mengganggu.
Kapan dilakukan: Setelah UAT sign-off, SEBELUM production release
Ini adalah pembayaran tahap kedua (atau final) yang biasanya tersisa 50-70% dari total biaya.
PENTING:
“Hindari release production sebelum pembayaran final diterima” – kecuali disepakati lain di kontrak.
Ini untuk melindungi vendor. Jika Anda hold pembayaran setelah system live, vendor kehilangan leverage.
Kapan dilakukan: 1-3 hari setelah pembayaran final
Setelah semua urusan pembayaran beres, sekarang sistem siap beroperasi!
Aktivitas di tahap ini:
Kapan dilakukan: 1-5 hari setelah deployment
Tahap terakhir sebelum project benar-benar ditutup.
Dokumen yang biasanya diberikan:
Yang dilakukan vendor: Mengirim email resmi:
Kapan dilakukan: Ditawarkan saat minggu terakhir development atau saat UAT
Jika Anda ingin vendor tetap standby untuk maintenance setelah project selesai, ini adalah tahap di mana maintenance agreement ditawarkan.
Isi maintenance agreement:
Agar Anda semakin aman, berikut checklist hal-hal yang harus perhatikan:
Lead → NDA (jika perlu) → Proposal → Negosiasi → PKS → DP →
Kickoff → Requirement → Design → Development → UAT →
Final Payment → Deployment → Handover → Maintenance (opsional)Sekarang setelah memahami alur ini, berikut rekomendasi saya:
Memahami alur kerjasama dengan perusahaan teknologi itu penting, tapi memilih mitra yang tepat juga sama pentingnya. Dengan memahami proses ini, Anda akan lebih siap untuk berkomunikasi dengan potential vendor dan memastikan project Anda berjalan smooth.
Ingat: Prosesi yang benar melindungi kedua belah pihak. Vendor yang profesional akan sangat menghargai klien yang paham proses ini, karena itu menunjukkan keseriusan dan kesiapan untuk berkolaborasi.
Kalau Anda punya pertanyaan lebih lanjut tentang alur ini, atau mungkin ingin konsultasi tentang project spesifik Anda, jangan ragu untuk hubungi kami. Dengan senang hati kami akan membantu!
Tags: #SoftwareDevelopment #ProjectManagement #TechConsulting #BusinessPartnership #Guide